אחד האתגרים המשמעותיים למנהלים בכל חברה ובמיוחד בחברה שהולכת וגדלה בקצב מהיר,הוא להצליח לתקשר לכל העובדים בחברה מה הציפיות ומה נדרש מכל תפקיד, באופן שיאפשר צמיחה אישית ושימור של עובדים. 

ב2020, כשקיבלנו את תוצאות סקר ה engagement השנתי (סקר שאנחנו עורכים בקרב העובדים בחברה כל שנה), הופתענו לגלות  שדווקא בקטגוריה של personal development and growth, שתמיד הייתה עם ציון מאוד גבוה אצלנו, חלה ירידה משמעותית.

מבט נוסף על התוצאות לפי ותק של העובדים, הראה תמונה אפילו קיצונית יותר, ככל שהעובד או העובדת היו יותר חדשים בחברה, כך התוצאה נמוכה יותר. 

היי לכולם, אני דניאל לריה, ואני VP R&D במאנדיי. Startup for Startup הקדישו את חודש אוגוסט לצמיחה בתוך הארגון, ורציתי לנצל את ההזדמנות ולשתף בתהליך בניית ה- PDP (personal development plan) שהטמענו במאנדיי בנובמבר 2020.

אז אחרי שקיבלנו את תוצאות הסקר, יצאנו לעבודת עומק, אשר כבר בתחילתה התבהר לנו  שדברים שהיו מובנים מאליהם כאשר היינו יותר קטנים כמו:  ״מה התפקיד שלי״, ״לאן ניתן להתקדם ואיך מחליטים על קידום״, ״מה אני יכול לצפות מעמית או מנהלת שבכירים ממני ומה התפקיד שלהם״. הפכו להיות הרבה פחות ברורים כשגדלנו.

רצינו לבנות כלי שיאפשר את השקיפות הזו ויישור קו על הציפיות מכל עובד, שבעזרתו נוכל לנהל שיחות יעילות על מה עובד טוב וגם על מה שטעון שיפור, וככה הגענו ל-PDP. הגדרנו לעצמנו 5 מטרות:

1. להראות מסלול קריירה מוגדר היטב ושקוף שתומך בפיתוח האישי של העובדים, ומאפשר להם לבנות קריירות ארוכות בתוך מאנדיי. 
2. לתקשר את הציפיות מכל תפקיד במחלקת הפיתוח בצורה ברורה.
3. לייצר שפה משותפת שתניע תהליכי פידבק וצמיחה אישית יעילים יותר.
4. ליישר קו, פנימית וחיצונית, על המבנה של החברה, כמו גם על התפקידים והאחריות השונה של האנשים בחברה, שיאפשרו לאנשים חדשים להבין כיצד הדברים בחברה עובדים בקלות.
5. לייצר סטנדרטים לקומפנסציה והטבות שיתקשרו ישירות לאימפקט ורמת אחריות. 

אז מה זה בעצם PDP? 

ה-PDP הוא למעשה מסמך שאמור לייצר הגדרות ושפה משותפת סביב התפקידים השונים וצירי הפיתוח האישי ולהוות כלי לתיאום ציפיות והעלאת האפקטיביות של תהליכי פיתוח אישי, בין העובד למנהל ולחברה.
בחרנו להשתמש בציר בצורת האות Y, כדי להבחין בין שני כיווני התפתחות עיקריים בתפקידים השונים בפיתוח: הבסיס (המשותף) מתאר את התפקידים הראשונים ומהווה למעשה את ה-core path. הוא מתכלל בתוכו את המעבר מתפקיד ראשוני כג׳וניור בפיתוח דרך שלבים שונים עד ל-Senior. אחריו ניתן להחליט האם כיוון ההתפתחות הוא במסלול ניהולי או במסלול של הובלה מקצועית (IC - individual Contributor). כל נקודה על הציר מייצגת  שלב ו/או תפקיד בהתפתחות המקצועית. לכל שלב, הגדרנו סט התנהגויות אשר מצופות ממי שנמצא או נמצאת בשלב הזה, והוספנו דוגמאות פרקטיות שיעזרו להבין איך ההתנהגויות האלו משתקפות בעבודה היום יומית.

אתגרים

עד עכשיו, זה אולי נשמע כמו תהליך אידיאלי, אבל היו לנו לא מעט חששות כשהתחלנו אותו. אחד האתגרים שהתמודדנו איתם ביצירת והטמעת מודל ה-PDP, היה  לייצר כלי שיאפשר תקשורת נכונה יותר סביב פיתוח אישי וייצר שקיפות סביב אפשרויות הקידום בחברה, מבלי שיהפוך להיות המטרה בעצמו (לא רצינו ליצור שיחות של האם אני עומד ב-״צ'ק ליסט״, אלא להעביר מהות). אתגר נוסף היה לאפשר הגדרה של השלבים השונים בפיתוח האישי ועדיין לשמר תרבות שלא מקדשת טייטלים והיררכיה ושיש בה הרבה דרכים להיות מצוין/ת.

אז למה בכל זאת עשינו את זה? כי הרגשנו שבתור חברה קטנה היה מאוד ברור מה כולם עושים ומה הציפיות מכל אחד, וככל שהחברה גדלה, זה נהיה פחות ברור. 

רצינו לעזור לאנשים להבין את מרחב האפשרויות שעומדות בפניהם, בצורה שקופה ומחוברת לקרקע, שלא משאירה את השאלות האלו באוויר. בנוסף, היה לנו חשוב לייצר הלימה בין תפקיד שאנשים ממלאים לבין ההבנה והציפיות של הסביבה מהן וכמובן, לתת גם את ההכרה המתאימה. 

איך עשינו את זה בפועל?

קודם כל, דאגנו לשתף את כולם מההתחלה בתהליך והפכנו אותו להיות תהליך של כולם. אחרי שסיימנו לבנות את הטמפלט הראשוני בעזרת כל הלידרשיפ של הפיתוח, קבענו פגישה של כל ה-R&D ושלחנו לכולם את המסמך יום לפני עם בקשה שיעברו על זה ויגיבו.

הדגשנו שזה תהליך שאנחנו רוצים לבנות יחד, ואפילו קראנו למסמך ששיתפנו גרסא 0.9, כדי שגרסא 1.0 תהיה מה שיצרנו כולם ביחד. אחד הדברים המדהימים שקרו  היה ש-70% מהאנשים במחלקה באמת נכנסו למסמך ותרמו לו, והאינפוטים שלהם עזרו לנו לראות שאולי התנהגות מסוימת שהגדרנו לשלב מסוים בכלל שייכת לאחד אחר. וזה בעיקר נתן לנו הזדמנות לרתום את כולם לסיבה שמאחורי פיתוח הכלי הזה, כדי שכולם יבינו  מה אנחנו רוצים להשיג. 

אני זוכר שבערך חצי שנה אחרי השיחה הזו ביקשנו מאנשים במחלקה פידבק ואחד האנשים  אמר לי שהוא קרא את ההגדרה של השלב שהוא נמצא בו היום ואת ההגדרה של השלב הבא, וממש עשה לעצמו שיחת פידבק כדי להבין מה הוא עוד צריך כדי להתקדם. מבחינתי, זה אומר שהשגנו בדיוק את מה שרצינו - זה מאפשר לי בתור מנהל לשדר את הציפיות שלי בצורה מאוד ברורה, זה הופך שיחות על התפתחות אישית ועל פערים לקונקרטיות במקום לשיפוטיות, ובעיקר נותן לכל אחד בחברה אפשרות לקחת אונרשיפ על ההתפתחות שלו. 

וכמו כל דבר שאנחנו עושים, זה מסמך דינמי ומתפתח. אנחנו עוברים עליו אחת לתקופה, מעדכנים היכן שצריך, ודואגים להתאים אותו להתפתחות שלנו כאירגון וכמחלקה.

קישורים רלוונטים - 

1. הפרק המלא 
2. פרק בקצרה 
3. האתר המלא של PDP 
4. לינק למצגת שמלווה את הפרקים והתמונות שלה פה בבלוג